LOG IN

【テレワークで採用】人事担当がオンライン説明会を開催してみた。

by KDDI ウェブコミュニケーションズ 広報ブログ

広報室の前田です。

4月7日に政府から発出された緊急事態宣言に伴い、テレワークに切り替えた企業も多いのではないでしょうか。KDDIウェブコミュニケーションズでは、新型コロナウィルスの影響が出始めていた2月末くらいから、在宅での業務が可能な社員については原則テレワークを実施していました。そして4月10日現在、派遣社員を含む全社員がテレワークでの業務に切り替えています。

4月8日、人事総務部の採用担当が学生向けに「オンライン説明会」を開催するということで、学生さんに混じってオンライン説明会に参加してみました。何を使っているの?準備するものは?オフラインとの違いは? 気になる学生の皆さんや企業の採用担当者も多いのでは!? 今回はオンライン説明会のレポートとともに、採用担当の人事総務部・常盤にいろいろと聞いてみました!

常盤 里奈(ときわ さとな)

福島県いわき市出身。2016年7月、KDDIウェブコミュニケーションズに中途入社。人事総務部でフレックスタイムタイム制の導入、社内研修や社内イベントの企画・運営等を行った後、約1年間の育休産休を取得し、2018年12月より復職。現在時短勤務にて新卒採用や新入社員研修等を行っている。

オンラインで会社説明会をやってみての課題や工夫

ー どのタイミングで会社説明会をオンラインに切り替えようと決断したのですか?

2月末に全社的にテレワークを推奨する動きの中で、検討に入りました。ちょうどリクルート動画の撮影をしていたので、オフィスの案内動画も追加で撮影していただいたりと、開催に向けての素材も用意しました。

ー 会社説明会のオンライン化にあたり、課題はありましたか?

対面の会社説明会であれば私1人で対応できたのですが、オンラインでの実施になると裏方のサポート1名が必要で…。私が話すことや画面操作に集中するため、入室できない方のフォローや音声確認、出欠確認等のお手伝いとして、部内で人手を確保しないといけないという課題がありました。

あとは、無音にならないように間の取り方や話し方を意識するようになりました。初回の開催では、対面同様の準備で臨んだところ変な間ができてしまい…。オンラインの場合、こちらが一方的に話さないと事故になってしまうと実感し、急いで原稿を作りました。「対面がオンラインになるだけでしょ」って思っていたら全然違いましたね。初回は本当に変な汗をかきました(笑)。

ー なるほど!だからスムーズだったんですね。今回、学生さん側の音声をオフにしてた理由は?

初回のとき、オンにして開催したら、学生さん側のちょっとした音や家族の声が入ってしまって…。Zoomは音を出すとその人に画面がフォーカスされるため、2回目以降はこちら側の音声だけ聞こえるようにして、なにかあれば都度、チャットでコメントしていただくことにしました。

ー 対面で就活ができない学生さんが困っていること、企業の採用側が困っていることは何だと思いますか?

学生さん側は、会社を直接訪問する機会がないまま、選考に進まなければいけないことだと思います。写真や動画でしか見たことのない人と、結婚するようなものなのかなと。企業の動きも様々なので、同時進行で思うように選考を進められないこと、会社側の動きが見えづらいことも困っているかもしれないですね。

弊社としては、逆にたくさんの学生に会社説明会に参加してもらえているという印象があります。一方で、直接お会いできない中で、内定出しをするのは初めてなので不安もあり、他の企業さんも同じだと思います。なのでより、面接の中ではその人の本当の部分を深く知ろうとしています。

ー 常盤さん自身が子育て中(2歳の娘さん)のママですが、テレワーク環境で人材採用業務を行うことに関してはどう感じていますか?

実は、これまで私自身があまりテレワークをしていなかったのですが、良いですね!いつもは帰りの遅い夫も家でテレワークをしているので(もちろん別室で)、家族で過ごす時間も増えたし、育児や家事を手伝ってくれて、私の負担はだいぶ減ってとても助かっています!

現在、娘は保育園に通っているのですが、いろいろと不安もあるので、今後は登園を週3日にして2日は家で面倒を見ようと思っています。うちはまだ子どもが小さいし1人だからいいですけど、小学生のお子さんが何人もいるご家庭は大変だろうな〜と思います。

▲自宅で仕事をする常盤さん。撮影したのは旦那さんとのことで協力的でいいですね!

ー 大変ですよね。では、オンラインで会社説明会を行うメリット、デメリットは何ですか?

メリットは、より多くの学生、地方の学生にも気軽に参加してもらえること。あとは、私自身もテレワークを積極的にできるようになったことですかね。逆にデメリットとしては、準備に時間がかかり、人手が倍以上かかること。あとは、学生さんと雑談することができなかったり、オフィスを肌で感じてもらうことができないというのもありますね。たまに、学生さんの温度感が分からず、1人で話していると不安になることもあります。

ー こういった状況の中、人事総務部としての今後の動きを教えてください。

最終面接までオンラインで行うというのは、面接する側としても初めてのことです。内定が出た方には会社を見ていない分、もっと社員との接点(オンライン交流会等)を持ってもらい、働くイメージを持ってもらえるようなことをしていきたいです。

KDDIウェブコミュニケーションズ オンライン会社説明会の流れ

学生さんには事前にZoomのミーティングURLをお知らせし、14:00〜15:00の約1時間で開催しました。開始15分前にはオンライン会議室を開放し、入室された人からチャットで名前を入力。4月8日の参加者は20名となりました。

※以下のZoom画面スクリーンショットは4月13日に開催した説明会のものになります。

13:45〜 待機

オンライン会社説明会でのルールを掲示し、開始5分前からこちらのリクルート動画を流しました。

14:00〜 説明会開始

改めて、人事担当からルールやZoomの推進環境の説明があり、画面共有で資料を見せながら会社説明が始まりました。コーポレートミッションについて、オフィスについて、沿革、事業内容など。

事業説明の後は、仕事領域や社内の組織、働く環境、制度、待遇、選考フローについての話になります。2月末に急遽、撮影していたオフィスの案内動画も流し、動画に合わせて常盤が説明しました。

14:30〜 先輩社員からの話

続いて、社員2名も参加し、実際の業務や働く環境についての説明です。これまで会社説明会では、文系と理系に分けていたそうなのですが、今回は同時開催。技術本部(エンジニア)、Webサービス事業本部の2名が参加し、学生向けにリアルな現場の声をお話させてもらいました。ちなみに二人とも、有志で集まったリクルーターチームのメンバー(採用活動に協力してくれる社員)です。

▲社員も自宅でのテレワーク中にZoomで参加

15:00〜 終了

学生さんからチャットでいただいた質問に答えながら、あっという間に終了予定時刻の15時に。自由に退出していいと案内し、残りの質問にも回答。最後に会社のプロモーション動画を流して終了しました。

そして今回、弊社のオンライン会社説明会に参加した、学生さんの声をご紹介します!

【オンライン説明会への参加】2回目

【一番よかったコンテンツ】先輩社員のお話

【参加した理由】Webサービス関係の仕事に興味があり、貴社の業務について詳しく知りたかった。

【感想や改善希望等】サービスひとつひとつを丁寧に説明していただき業務内容について詳しく知れて良かったです。ありがとうございました。

(東北地区・高専6年生・女性)

【オンライン説明会への参加】初めて

【一番よかったコンテンツ】先輩社員の話

【参加した理由】貴社の採用選考に応募したいとは考えていたけれど、実際に貴社の社員の方の話を聞いて理解を深めたいと思ったから。

【説明会の感想】本日は貴重なお時間有難うございました。私が一番知りたいと思っていた先輩方の仕事内容を少し知ることができました。

(関東地区・大学4年生・女性)

今後、弊社では採用面接なども引き続き、世の中の状況を見ながらオンラインで行う予定です。

肌感を掴みにくいオンラインでの採用だからこそ、より伝わりやすい「映像」や「現場の社員の声」を取り入れて、学生さんとのミスマッチを少しでも解消していければいいですね。

KDDIウェブコミュニケーションズ オンライン会社説明会のスケジュール・申し込みはこちら

OTHER SNAPS