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【イベントレポート】エンジニア山本、鈴木が登壇!Cacuu #1 〜チームビルディングにおけるCacoo活用事例〜

by KDDI ウェブコミュニケーションズ 広報ブログ

2021年5月25日に開催された、Cacuu第1回目となるイベントに、技術本部 第二開発部の山本と鈴木が登壇しました。Cacuuとは「Cacoo」のユーザーコミュニティで、コロナ禍によるテレワークへの移行で第二開発部がCacooを活用していることから、イベントの企画運営に携わらせてもらいました。本セミナーでは、Cacooを使って実際行った「チームビルディング」についての試みの発表がありました。

Cacooとは?

「Cacoo」とは、株式会社ヌーラボが提供するビジュアルコラボレーションツールです。チームで会話をしながら図が作成でき、同時に編集が可能なので、テレワークなどのオンラインコミュニケーションで活用できるクラウドサービスです。

CacooでOKRやってみた

一人目にはKDDIウェブコミュニケーションズのエンジニア山本が登壇。チームで実際に行った「OKR」について発表しました。OKRとはObjectives and Key Resultsの略称で、会社や部門などの大きな目標に対して何が出来ればいいかを設定し、徐々にブレイクダウンしながらツリー構造で行っていく目標管理方法です。

本来OKRは「組織の目標→チームの目標→個人と目標」とブレイクダウンしていきますが、第二開発部では、「チームの目標→3ヶ月先の目標→今月の目標」というブレイクダウン方法で行なっています。

山本が所属する第二開発部は9名のマトリクスのチームとなっており、エイヒレチーム、つぶグミチーム、ひよ子チームと3つのチームがあります。

OKRをすることになったきっかけは、全チームの週次報告資料に疑問が発生してきたから。第二開発部では、テレワークに移行して各チームの状況が見えづらくなったことから、チームごとの週次報報告資料を作成することになりました。しかし半年ほど経ったころ、「他チームのタスクが遅れているという報告で、問題ない遅れなのか、致命的な遅れなのか判断できない」「自分たちが他チームの報告内容が理解できていないのに、報告内容を理解してもらえているのだろうか」「予定されているタスクが適切か分からない」などの意見が出てきました。

▲第二開発部 ひよ子チームリーダー 山本

意見を分析してみた結果、「週次報告書で現在地の共有はできているが、1ヶ月先にどういうことをしようとしているのか、そして3ヶ月先、半年先、1年先どうなろうとしているのかなど、目的や計画が共有できていなかった」と山本。目的地の整理および共有のため、OKRを取り入れることになりました。

3ヶ月を対象としたチームごとのOKRを作成し、直近1ヶ月分はタスクを中分類レベルまで詳細化。月1回のレビュー会を実施しながら棚卸ししていくことになりました。

▲ひよ子チームのOKRの内容例(実際はCacooを使用し、もう少し細かく記載しています)

OKRを取り入れて変わったこと

・3ヶ月先の短期目標&結果が共有され、進捗遅れにより後続影響が分かるようになった

・他チームの報告内容が分かるようになったので、自チームの報告内容についても理解してもらえているはず

・月1回のレビュー会で、1ヶ月の短期計画から当月やることを確認できるので、タスクが適切か判断できるようになった

このようにOKRを取り入れたことで、チーム間の情報・状況共有が可能となり、振り返りをするベースができたそうです。特に目に見えて変化があったことは、チームメンバーの主体性が向上したこと。「今やっていることが明確になった」「他チームの目的や計画が分かって楽しい」「半年、1年と目標をたててみたい」など、ポジティブな意見が多く出てきたとのこと。

チャットで伝わってそうで伝えづらいリモート環境だからこそ、チーム間の目標を明確にして意見を出し合うことでより一体感が生まれてくるかもしれませんね。

リモートふりかえり会をCacooを使ってファン・ダン・ラーンでやってみました!

続いて、株式会社ヌーラボ サービス開発部 Cacoo課の木村さんが登壇。木村さんはCacooチームのテックリードとして、Cacooの開発を行なっています。今回はリモートワークにおける振り返りとして、Cacooを使って行った「ファン・ダン・ラーン」についてお話しいただきました。

株式会社ヌーラボは現在、ニューヨーク、アムステルダムなどの海外を拠点とするエンジニアのほか、国内のさまざまな拠点でエンジニアが働いており、フルリモート環境で業務を行なっています。

▲Cacooの開発を引っ張っている木村さん

ファン・ダン・ラーンとは、@yattomさんが考案した振り返りの手法で、模造紙やホワイトボードに「Fun」「Done」「Learn」の領域を作り、それぞれが振り返り期間でやったことを配置していくシンプルなフレームワークです。木村さんのチームでは、事前にそれぞれが振り返り内容を貼り付けておき、移動したり、追記したりしながら、ミーティングを行ったそうです。

コロナ禍により、様々なオンラインミーティングツールが注目を浴びましたが、木村さん曰く「ツールの使用方法で用途が違う。ZoomやGoogle Meetなどで顔を見ながらのビデオ会議は、会議室で集まる通常の会議と同じ。画面共有機能を使った場合は、1対他のプレゼンテーションと同じ。そして、Cacooのビデオ通話機能を使った場合は、ホワイトボードの前にみんなが集まって行うミーティングと同じで、ワイワイ話しながら行うホワイトボード対参加者の会議ができる。問題解決やブレインストーミングをする際に向いているツールなんじゃないかなと思う」。

Cacooでファン・ダン・ラーンを行ううえで、「領域を背景シートにすると、付箋を動かそうとしたのに領域の枠を動かすことがない」と木村さんからアドバイスもありました。振り返りを貼り付ける機能としては「アイコン+吹き出し」「コメント機能」「付箋機能」などがあり、それぞれのメリット・デメリットも教えていただきました。

ファン・ダン・ラーンをやってみて

・Cacooの共同編集やビデオ通話機能と相性○

・「Fun」があるのでポジティブな会話になりやすい、感情を共有しやすい

・次のアクションに繋がる議論をするには工夫が必要

「リモートチームにおいてFun(楽しかったこと)を置くことは重要。個人的なこと、趣味のことなどを率先して置くことで、他の人も気軽に書きやすくなる。完了していないタスクはDoneの外に置いておくことで、終わってないタスクが浮き彫りになる。Learnがあることでチーム内の知識共有がしやすく、ちょっとした発見や上手くいかなかったこと、まだまだ途中のことを入れると、Learnのハードルが下がる気がする。ただ次のアクションにつながる議論はあまりできなかったので、ファシリテーションが難しい。たくさん上げてもらったので全部見るだけで時間がいっぱいになってしまった」と木村さん。

リモート環境ではどうしても、オフィスであったちょっとした雑談がしづらい状況です。そういった中、「ちょっとしたこと」「プライベートなこと」などの雑談要素を入れることで、意外なメンバーの一面を知ることができて、良いコミュニケーションの場にもなりますね。

[参加型]Cacooを使ってLeanCoffee

続いて、第二開発部で取り入れている「LeanCoffee」を、参加型のコンテンツとして開催。ファシリテーターとしてKDDIウェブコミュニケーションズ 第二開発部の鈴木が登壇しました。

▲第二開発部 チームつぶグミリーダーの鈴木

LeanCoffee(リーンコーヒー)とは、事前にアジェンダを決めずに大きなテーマだけを決めておくミーティングのフレームワークです。参加者がその場で話題を出し合い、関心が高かったものから順に6〜10分くらいで時間で話をします。「チームや部署のメンバーとアイスブレイクがしたい」「チームや部署のメンバーとディスカッションがしたい」「プロジェクトの振り返りがしたい」という場面に適しています。

▲LeanCoffeeの特徴

Cacooで行うLeanCoffeeについて、鈴木から説明がありました。Cacooにフィールドを作成し、参加者全員がCacooアカウントにログイン(登録せずにゲストとしても参加可能)。事前にテーマを決めておき、Cacooのフィールドに集合して始めます。ディスカッションの流れは以下の通りです。

・STEP1 テーマに沿った内容で、参加者全員が話したいトピックを付箋に書き出す。

・STEP2 参加者それぞれが、一番話したいと思ったトピックの付箋に投票。

・STEP3 投票が一番多かったトピックについてディスカッション。ファシリテーターは書き出した人。

あとはこれを繰り返すだけ

実際にイベント中にCacooを使ってLeanCoffeeが開催されました。今回のお題は「オンラインでのチームビルド困りごと」。まず、フィールドの右上にある枠に参加者それぞれが名前を付箋で貼り付けます。

続いて「トピック・テーマ」の枠内に、お題に沿ったトピックをそれぞれが付箋で書き出します。数に限りはなく、いくつ出しても構いません。

どの人がどこを編集しているかカーソルに表示されているので分かりやすいですね。今回のLeanCoffeeでは面識のない方たちもいるため、ここで自己紹介を行いました。

そして、一番話したいと思ったトピックに対して「投票ビーズ」を使って投票していきます。1stステージでは、矢田さんが書き出した「チャットでのやり取り時、伝えたいことと違う解釈で伝わる」という内容が選ばれました。

1stステージの枠に該当の付箋を移動させます。矢田さんがファシリテーターとなり、「なぜこのトピックをあげたのかの説明」「こういうときどうしているか?」などの話を指名制でディスカッションしていきます。

エンジニアをしている矢田さんは、「サーバーの操作について、これで進めていいのかチャットで確認をとることがよくあるが、違う意味で解釈されてしまうことがある。会話であればすぐ解決することも、チャットだからこそのやりとりの難しさを感じている」とのこと。

最初に指名した、さーやさんは「文字情報が得意な人、口頭で話すのが得意な人、それぞれ得意分野が違うのでチャットとボイスメモを使い分けるようになってきている」とそれぞれの得意分野を生かせる方法で表現しているとのこと。続いてFM太郎さんは「(うちの会社は)リモートワークではないので、直接会話で解決できている。これがリモートだったら、同じ課題が出てきそう。その場合、CacooやZoomを使って認識のズレを埋めていきたい」とリモート環境になった場合のことを想定して話していました。金城さんは「チャットで送る際、相手が読みやすい文章を書くようでに意識しているため、あまり解釈が違うという経験がない。結論から先に箇条書きで書いたり、段落構成で読みやすくしたりしている。ビデオチャットだと相手の時間を拘束してしまったり、忙しいと繋がらない場合があるのでなるべくチャットで済むようにしている」と書き方で工夫しているようでした。ここで5分のタイムアップとなり、1stステージは終了。

制限時間を迎えたら、参加者全員でこのトピックを「続行する」か「次に移るか」を選びます。「次」が多かったら、新しいトピックへ。「続行」が多かったら引き続き同じ話題をディスカッションしていきます。

今回は「次」が多かったため、最初に上げたトピックへ戻り、改めて参加者でトピックを選びました。2ndステージはさーやさんの「参加者の少数がニューカマーの場合」、3rdステージはFM太郎さんの「指示待ちが止まらない」が選ばれ、それぞれのトピックについてのディスカッションが行われました。

3トピックほど話して「LeanCoffee」は終了。約1時間半のオンラインセミナーは終了しました。セミナー終了後は懇親会も行われ、Cacooを使ってLeanCoffeeの続きが行われました。

テレワークにより、出勤時間の削減や働く場所にとらわれないなど、さまざまな良い効果が出ています。しかし、コミュニケーションや情報収集においては新たな課題も出ていますので、このような取り組みを活用して、組織力を高めていきたいですね。

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